نگاهی به نرم‌افزار ERP در حوزه آموزش
همزمان با تکامل سیستم آموزش، روش‌های مدیریت ما نیز باید بهبود یابند. اخیرا، انتقال از یک کلاس معمولی معلم‌محور به یک محیط یادگیری دیجیتالی آغاز شده است. به همین ترتیب، مدارس برای یادگیری بهتر دانش‌آموزان، از فناوری‌های جدید، ابزارهای هوشمند و روش‌های دیجیتال استفاده می‌کنند. این جایی است که یک سیستم‌عامل ERP پا به عرصه می‌گذارد.
نقش نرم‌افزار ERP در حوزه آموزش
فعالیت‌های اساسی از جمله امور مالی، مدیریت کارمندان و مستندات گسترده همه توسط اولین حرکت در صنعت آموزش و پرورش به سمت اجرای سیستم ERP انجام شده است. از آن‌جایی که مدیریت داده به‌صورت دستی می‌تواند یک فرایند بسیار خسته‌کننده باشد، زمان زیادی را صرف می‌کند و ذاتا مستعد خطا نیز می‌شود. اجرای یک راه‌حل ERP می‌تواند تا اندازه زیادی در زمان صرفه‌جویی کند و به این افراد امکان می‌دهد تا روی وظایف بزرگ‌تر خود تمرکز کنند (در جهت تدوین استراتژی‌های بهتر تدریس و یادگیری).
صرفه‌جویی مناسب در ساعت صرف شده انسان‌ها، تاثیر هزینه و پس‌انداز را نیز منعکس می‌کند. مدارس و موسسات می‌توانند زحمت‌های حفظ شمع‌های کاغذی را فراموش کرده و همه چیز را با کلیک یک دکمه آماده کنند.
از نظر امنیت داده‌ها، سازماندهی و امنیت داده‌ها بر استفاده از سرویس ERP دلالت دارد. ذخیره‌سازی دستی اطلاعات پرریسک، آسیب‌پذیرتر است و ضمانت حفظ حریم خصوصی داده‌ها را ندارد. با این وجود، یک ابزار ERP می‌تواند از طریق مجموعه‌ای مبتنی بر ابر مستقر شود، که امنیت سطح بالایی از فروشندگان ERP را تضمین می‌کند. این تنها یک گزینه است و اکثر سیستم‌های ERP مدرن دارای قابلیت کنترل دسترسی داخلی هستند که به کاربران نهایی امکان دسترسی به افرادی که به آن‌ها احتیاج دارند را می‌دهد، درحالی‌که دسترسی افراد دیگر را محدود می‌کند.
فواید واقعی موسسات آموزش و پرورش از به‌کارگیری سیستم‌های ERP سراغ دارند، ارتباط بدون شکاف بین کارکنان، دانش‌آموزان و والدین برای مدیریت کارآمدتر فرایندهای آموزشی به دلیل حضور سیستم‌های ارتباطی گسترده آن‌ها است. سیستم‌های ERP اطلاعات و داده‌ها را در تمام بخش‌های یک مدرسه و در یک بستر جامع و واحد، جمع‌آوری می‌کنند. این به از بین بردن فرایندهای تکراری (مانند ورود داده) و اطمینان از یکپارچگی داده‌ها کمک می‌کند و یک “منبع حقیقت واحد” ایجاد می‌کند.
ویژگی‌هایی که باید در نظر بگیرید
Beas Dev Ralhan، بنیان‌گذار و مدیرعامل Next Education India Pvt، پیشنهاد می‌کند که مدارس قبل از انتخاب ابزارERP، این هشت ویژگی را باید در نظر بگیرند:
- راه‌حل ERP را انتخاب کنید که ردیابی وسیله نقلیه را بدون GPS امکان‌پذیر کند. اگر یک اتوبوس مدرسه نصب GPS نداشته باشد، می‌توانید از تلفن یکی از کارمندان برای ردیابی اتوبوس مدرسه استفاده کنید.
- راه‌حلی را انتخاب کنید که امنیت داده‌های سطح بالا را داشته باشد و از ذخیره‌سازی امن داده‌ها اطمینان حاصل کند. خط‌مشی رمزگذاری دوگانه به جلوگیری از سرقت یا تغییر داده کمک می‌کند.
- به‌دنبال یک نرم‌افزار مدیریت مدرسه باشید که با کمک اسناد دولتی، تشخیص چهره و اعتبار OTP، جزییات بازدیدکننده را تایید کند.
- یک نرم‌افزار مدیریت مدرسه را انتخاب کنید که بتواند اسناد اصلی مانند کارت‌های گزارش، الگوهای هزینه، گواهینامه‌های انتقال و غیره را طبق نیاز مدارس، به روشی ساده و بدون نیاز به دانش فنی پیشرفته، پیکربندی کند.
- ادغام دوربین مدار بسته و سیستم نظارت تصویری بخشی جدایی‌ناپذیر از امنیت مدارس است. بنابراین، مهم است که از یک سیستم مدیریت مدرسه استفاده کنید که به مدیران مدارس کمک می‌کند تا در محل نظارت داشته و از هشدارهای فوری در مورد هرگونه رفتار غیرعادی مطلع شوند
- یک سیستم یکپارچه بازپرداخت، یکی دیگر از ویژگی‌های هوشمند راه‌حل ERP است. اگر مدرسه مبلغ پرداختی والدین را لغو کند، بازپرداخت می‌تواند طبق سیاست مدرسه از طریق اینترنت انجام شود.
- یک راه‌حل ERP را انتخاب کنید که دارای یک ماژول کتابخانه هوشمند و ویژگی‌هایی ازجمله بارکدخوان برای تسهیل سریع و بازگشت کتاب‌ها است.
- به‌دنبال یک راه‌حل هوشمندانه ERP باشید که نشانگر حضور دوره‌ای را تسهیل می‌کند و معلمان را قادر می‌سازد در طول روز حضور دانش‌آموزان را در کلاس پیگیری کنند.
منبع: solutionsreview