سیستم ERP چگونه باعث افزایش بهره‌وری سازمانی می‌شود؟
سیستم ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) یا Enterprise resource planning نرم‌افزاری جامع است که برای حل تمام مشکل‌های سنتی سازمان‌های قدیمی توسعه پیدا کرده است. از ضایعات زمانی و اتلاف وقت ارزشمند کارکنان گرفته تا مدیریت بهینه منابع سازمان و نظارت بر فرایندهای کاری. قابلیت‌های بیشتر در عین پیچیدگی کمتر و استفاده آسان‌تر از یک نرم‌افزار خودکار، ERP را در رده نوآورترین و ساده‌ترین راهکارها قرار داده است که می‌تواند موجب صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های سازمانی شود. در ادامه به بررسی این موضوع می‌پردازیم که سیستم‌های ERP چگونه باعث افزایش بهره‌وری در سازمان شما می‌شوند و به رشد و توسعه آن کمک می‌کنند.
یکپارچگی اطلاعات در سیستم ERP
سیستم ERP داده‌های سازمان را یکپارچه می‌کند. یکپارچگی‌ای که برای بررسی عملکرد و کارایی سازمان کاربرد دارد. یکپارچگی داده‌ها در ERP یعنی اطلاعات سازمان در یک محل متمرکز ذخیره و از آن‌جا برای همه اعضای سازمان و واحدهای مختلف در دسترس است. سیستم ERP این امکان را به وجود می‌آورد تا با ترکیب اطلاعات، گزارش‌هایی بسازید که تصویر کامل‌تر و دقیق‌تری از عملکرد کلی سازمان در اختیار شما قرار می‌دهند.
از سویی دیگر، یکپارچگی واقعی اطلاعات می‌تواند موجب افزایش بهره‌وری شود. کسب‌وکاری را در نظر بگیرید که باید سفارشات مشتریان، مثلا مبلمان اداری، را آماده کنید. ذخیره کلیه اطلاعات مربوط به هر مشتری در یک سیستم واحد استاندارد (به‌صورت لحظه‌ای)، مراحل و روند پیگیری سفارش را بسیار ساده‌تر می‌نماید. همچنین، برنامه‌ریزی سطوح سهام و محاسبه میزان فروش پیش‌بینی‌شده بسیار آسان‌تر خواهد شد.
استانداردسازی در نرم افزارهای سازمانی
وحدت رویه و انسجام در فرایندهای کاری یکی از آرزوهای دیرین مدیران سازمان است. آرزویی که ERP به آن جامه حقیقت پوشانده است. این موضوع به خصوص برای شرکت‌های تولیدی اهمیت بالایی دارد. چراکه یکپارچگی اطلاعات در یک سیستم ERP باعث ایجاد مزایای فراوانی می‌شود. به‌عنوان مثال، معمولا سیستم‌های ERP شیوه‌های از پیش برنامه‌ریزی شده‌ای برای خودکارسازی پروسه تولید دارند. استانداردسازی روند تولید موجب صرفه‌جویی قابل‌توجهی در زمان و هزینه‌ها می‌شود.
در سایر کسب‌وکارها، استانداردسازی اطلاعات به فرمت‌های خاص، دسترسی به آن را راحت‌تر می‌کند، به‌ویژه اگر تبادل اطلاعات با فردی خارج از سازمان یا شخصی که به‌صورت پاره‌وقت با سازمان شما کار می‌کند، صورت گیرد. در صنایعی که بازار رقابت خوبی دارند، استانداردسازی اطلاعات موجب به وجود آمدن یک فرمت ساده و رایج برای توسعه و در نتیجه ترغیب کسب‌وکارها به همکاری می‌شود.
کسب‌وکارهایی که از سیستم‌های ERP استفاده نمی‌کنند، کارهای در ظاهر ساده، مثل تبادل اطلاعات بین واحدهای مختلف سازمان، را در عمل بسیار پیچیده یافته‌اند. این اغلب نتیجه استفاده هر واحد سازمانی از یک سیستم نرم‌افزاری مجزا (نرم‌افزارهای جزیره‌ای) است که تاثیری فراتر از حد تصور بر فرآیندهای روزمره سازمان‌ها دارد. بهره‌گیری از یک سیستم ERP استاندارد، جامع و یکپارچه به معنای امکان دسترسی کلیه بخش‌های سازمان به یک پایگاه داده مشترک و در نتیجه امکان تبادل اطلاعات به‌صورت خودکار است.
خودکارسازی
خودکارسازی قلب یک سیستم ERP و بزرگ‌ترین نقطه فروش سازمان‌هاست. خودکارسازی (اتوماسیون) اداری و مالی، شامل آنچه معمولا وظایف پایان روز نامیده می‌شود، موجب صرفه‌جویی قابل‌توجهی در زمان می‌شود که این امر سبب حفظ سرمایه سازمان خواهد شد. از دیگر بخش‌هایی که اهداف خوبی برای خودکارسازی به‌شمار می‌روند، می‌توان به حقوق و دستمزد، سفارشات و خدمات مشتریان اشاره کرد.
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان موجب می شود که کسب‌وکارها، چه بزرگ و چه کوچک، با استانداردسازی سیستم‌های نرم‌افزاری و فرمت‌های اطلاعاتی خود در واحدهای مختلف سازمانی، به صرفه‌جویی قابل‌ملاحظه‌ای دست یابند.