مهاجرت به ERP؛ یک چک‌لیست کاربردی
مسیر مهاجرت به ERP همیشه پر است از دست‌انداز و پیچ‌های خطرناک، مسیری موذی که اگر به آن آشنا نباشیم می‌تواند برای سازمان‌مان مشکلات زیادی به وجود آورد. فرقی هم ندارد کدام مسیر را بروید؛ چه بخواهید سیستم قبلی را ارتقا دهید، چه بخوابید سیستم‌های ابری را پیاده‌سازی کنید یا برای اولین بار به ERP مجهز شوید. این مسیر می‌تواند بسیار خطرناک باشد.
به لطف فناوری، ابزارها و قابلیت‌های نوین، حرکت به سمت ERP و مهاجرت به آن فرایندی ارزشمند شده است. اگر شما و کسب‌وکارتان به‌دنبال ایجاد یک ROI مثبت و تضمین بازگشت سرمایه هستید، وقت آن رسیده که براساس یک چک‌لیست دقیق، مهاجرت خودتان به دنیای ERP را آغاز کنید.
این فهرست بیان میکند شما برای عبور از این فرایند و رسیدن به هدف مورد نظرتان به چه منابعی نیاز دارید. در این فهرست ما چند قدم از گام‌هایی که برای یک مهاجرت موفق باید بردارید را آورده‌ایم. از این فهرست برای تعیین برنامه کسب‌وکارتان برای مهاجرت به ERP استفاده کنید. مواردی که نیاز دارید را به آن اضافه و مواردی که برای شما نیست را از آن حذف کنید.
فاز برنامه‌ریزی
بدون برنامه‌ریزی تقریبا هیچ کاری در مهاجرت به ERP پیش نمی‌رود. بدون داشتن یک برنامه شفاف و دقیق و مشخص کردن این‌که چه کاری را باید در چه زمانی و چگونه انجام دهید، در به‌دست آوردن ROI مثبت شکست می‌خورید. در فاز برنامه‌ریزی کارهای زیادی هست که باید انجام دهید. در ادامه چندتا از مهم‌ترین مواردی که باید در این فاز رعایت کنید را می‌خوانیم:
- محدودیت زمانی: برای همه بخش‌ها و قسمت‌های مختلف فرایند یک چارچوب زمانی داشته باشید.
- بررسی با ارایه‌کننده نرم‌افزار: چارچوب زمانی تعیین شده از طرف خودتان را با ارایه‌کننده نرم‌افزار بررسی کنید، ببینید با چارچوبی که او دارد هماهنگی لازم را دارید یا خیر.
- فهرست منابع: منابع مورد نیاز برای رسیدن به هدف‌ها در چارچوب زمانی تعیین را بررسی کنید؛ باید نرم‌افزار، یکپارچگی مورد نیاز، افراد و نیازمندی‌های ارایه‌کننده را دقیق و کامل بررسی کنید.
- فهرست سفارشی‌سازی‌های مورد نیاز: برخی کسب‌وکارها گزارش‌ها، فرم‌ها، وظیفه‌ها و نیازمندی‌های خاص خود را دارند.
- ایجاد جریان‌های کاری متناسب با فرایندهای پیاده‌سازی ERP: همه‌چیز را به‌روز نگه دارید تا دقیقا بدانید ERP شما به چه چیزهایی برای اجرا نیاز دارد.
- قابلیت‌های جدید: قابلیت‌های جدیدی که با جریان‌های کاری و فرایندهای‌تان هم‌سو است را شناسایی کنید.
فاز آزمایش
مهاجرت به ERP نیاز به یک فاز آزمایشی دارد. این فاز برای آماده کردن اعضای تیم شما برای سیستم جدید است. تست نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد خطاهای احتمالی را شناسایی و بدون در خطر گذاشتن داده‌های واقعی کسب‌وکارتان آن‌ها را رفع کنید. با این وجود تعداد زیادی از شرکت‌های کوچک و متوسط در کمال تعجب ابتدا ERP را پیاده‌سازی می‌کنند و بعد به سراغ تست آن می‌روند.
در فاز تست نرم‌افزار این موارد به شما کمک میکند:
- بک‌آپ‌گیری: از دادههایتان یک یا چند فایل پشتیبان (بک‌آپ) تهیه کنید.
- پایگاه‌داده موقت: درکنار پشتیبان‌گیری از دادههایتان، یک پایگاه‌داده مخصوص برای اجرای آزمایشی پروژه ایجاد کنید.
- گزار‌ش‌دهی: سیستم‌های گزارش‌گیری و تحلیل را حتما به‌صورت جداگانه آزمایش کنید.
- ایجاد آزمون: هر قابلیتی که نرم‌افزار ERPتان قرار آن را ارایه دهد را بیازمایید. همچنین برای خود فرایند مهاجرت نیز آزمون‌هایی آماده کنید.
- بازبینی داده‌ها: داده‌های معتبر و سالم را بررسی و وارد سیستم کنید. مشکلاتی که در این فرایند به‌وجود می‌آید را کشف و آن‌ها را مستند کنید.
- اصلاحات: مشکلاتی که در طول فاز آزمایشی به وجود می‌آید را در یک فهرست بگنجانید و آن‌ها را مستند کنید. سپس تصمیم بگیرید چگونه می‌توانید آن‌ها را حل کنید.
- آزمون‌ها را به پایان برسانید: هیچ جریان کاری و فرایندی را بدون تمام کردن مراحل تست رها نکنید. همه مراحل را تا انتها انجام دهید.
- آموزش اعضای سازمان: بدون آموزش اعضا، به سراغ تمام کردن تست‌ها نروید.
فاز اجرا
در این فاز نوبت به اجرای نرم‌افزار ERP در سازمان می‌رسد. اعضای سازمان شما باید آموزش دیده باشند و تمام سوال‌ها و ابهامات از ارایه‌کننده پرسیده شده باشد. پس از آن باید به سراغ بررسی و ایجاد بازخورد از فرایندها و جریان‌های کاری بروید. در ادامه آن‌چه در این مرحله نیاز دارید را بررسی می‌کنیم:
- سیستم یا سیستم‌های قبلی را کاملا از رده خارج کنید، از حساب‌های کاربری خارج شوید و تمام دسترسی‌های سیستم‌های قبلی را نیز ببندید.
- از به‌روزترین پایگاه‌داده‌تان پشتیبان بگیرید.
- هر مشکلی که در فاز تست با آن روبه‌رو بودید را شناسایی و برای حل آن اقدام کنید.
- مهجارت پایگاه‌داده‌تان را به سیستم جدید آغاز کنید.
- تمام رابط‌های نرم‌افزاری، افزونه‌ها و سیستم‌های سازمان را با نرم‌افزار جدید یکپارچه کنید. در این مرحله شاید لازم باشد جریان‌های کاری جدید ایجاد و فرایندهای متفاوتی تعریف کنید.
- فعال‌سازی کاربران را آغاز کنید. به تمام کاربران‌تان دسترسی‌های لازم را بدهید و کار با سیستم جدید را شروع کنید.
از این‌جا به بعد دیگر شمایید و سیستمی که آن را مدیریت می‌کنید. به‌روزرسانی و نگهداری از پایگاه‌های داده، اطمینان از عملکرد صحیح فرایندها و تست هرچیز قبل از اجرای آن در سازمان برای شما لازم است. البته توجه داشته باشید که این مواد برای همه سازمان قابل اجرایند اما برای همه لازم نیستند. مثلا ممکن است کسب‌وکار شما نیاز به اجرای به‌روش‌هایی داشته باشد تست آن‌ها به‌اندازه تست نرم‌افزار ERP زمان‌گیر و بااهمیت باشند.
تصمیم برای این‌که چگونه بتوانید آن‌ها را مدیریت کنید و سازمان را براساس چه چک‌لیست‌هایی پیش ببرید برعهده شما و نیازهای کسب‌وکارتان است.