نرم افزار erp و یازده اشتباه مرگبار

این روزها به لطف فناوری، مدیران ارشد سازمان‌ها گزینه‌های زیادی برای یکپارچه کردن کسب‌وکار و مدیریت بهتر و کارآمدتر فرایندهای آن پیش روی خود دارند. از سیستم‌های مبتنی بر SAAS گرفته تا نرم‌افزارهای مبتنی بر ابر و راهکارهای مبتنی بر به‌روش‌های صنعت. همه این راهکارها با استفاده از فناوری‌های برتر مسیرهایی برای رشد و توسعه سازمان ایجاد می‌کنند که می‌تواند باعث سرعت گرفتن بی‌حد و اندازه کسب‌وکارها در این مسیر شود. اما این تیغ تیز لبه دیگری نیز دارد. لبه‌ای که می‌تواند فرایند سقوط سازمان را تسهیل کند اگر مدیران تصمیم‌‌گیر در زمان تعیین مهم‌ترین ویژگی‌ها و عملکردها، به جای کارآمد بودن آن بر عمق فناوری به‌کار رفته در آن تمرکز کنند. از این رو سایت CIO.com به منظور دریافت راهکارهای لازم برای حل این مسیر پیچیده، با ده‌ها متخصص نرم افزار ERP به بحث و بررسی پرداخته است. در این بحث‌ها به طور خاص، از متخصصین خواسته شده است بزرگ‌ترین اشتباهاتی که مدیران هنگام انتخاب، استقرار یا پیاده‌سازی برنامه ERP مرتکب می‌شوند و همچنین پیشنهاداتی در مورد چگونگی جلوگیری از خطاهای احتمالی پرهزینه سازمان‌ها را ارائه دهند.

در این مطلب می‌خواهیم این یازده اشتباه را به نقل از همین وب‌سایت برای‌تان بیاوریم. پس همراه‌مان باشید.

1. جمع‌آوری‌نکردن دقیق نیازها

به نظر اد فدرستون، معاون ارشد و معمار اصلی شرکت Cloud Technology Partners، «بسیار معمول است که فرایندهای کسب‌و‌کار موجود را به همان صورت که هست انجام داد و آن‌ها را با یک سیستم ERP خودکار کرد. گرچه از نظر مفهومی این موضوع قابل درک است، اما شما باید وقت بگذارید و تلاش کنید تا فرایندها را به عنوان بخشی از نیازهای ERP تجزیه و تحلیل کنید. پیاده‌سازی سیستم ERP فرصتی برای شناسایی، بهبود و طراحی مجدد فرایندهای کسب‌و‌کار است. اتوماسیون غلط یک فرآیند فقط باعث می‌شود روند غلط سریع‌تر انجام شود.»

به نقل از برنز، مدیر‌عامل شرکت Knoa Software، ارائه‌دهنده راه‌حل‌های ابری سازمانی: «بسیاری از شرکت‌ها در شناسایی مسائل مهم استفاده از نرم‌افزار، نقاط ضعف و قدرت و ترسیم فرآیندهای مهم قبل از شروع انتقال به یک راه‌حل جدید ERP‌، با شکست مواجه می‌شوند. مسائل مهم کسب‌و‌کار باید قبل از انتقال به ERP شناسایی شده و به آن‌ها پرداخته شود، بنابراین می‌توان قبل از اینکه اطلاعات به سادگی بر روی یک سیستم جدید منتقل شوند، تنظیمات و اصلاحات لازم را برای فرآیندهای منسوخ، ناکارآمد و پیچیده انجام داد.»

2. بی‌توجهی به کاربران نهایی (از تمامی بخش‌ها) در فرایند تصمیم‌گیری

کوین بیسلی از VAI، یک شرکت نرم‌افزاری ERP، بیان کرد: «هنگام اجرای سیستم ERP، بسیاری از سازمان‌ها، زمان و تلاش خود را معطوف به جلب رضایت مدیران اجرایی می‌کنند. وی ادامه داد: «مشارکت کارکنان نه تنها از بخش فناوری اطلاعات، بلکه از دیگر بخش‌های سازمان از جمله: امور مالی، عملیات، تولید و انبارها بسیار مهم است. درگیر‌کردن تمامی ذینفعان در کل سازمان در هر مرحله از فرآیند تصمیم‌گیری، این اطمینان را به وجود می‌آورد که همه افراد در یافتن و اجرای راه‌حل صحیح تا حد ممکن سرمایه‌گذاری کنند.»

3. در نظر نگرفتن بودجه مناسب برای کارکنان فناوری

تیم وب، مدیرعامل خدمات فناوری سازمانی در Robert Half Technology، بیان کرده: اغلب دیده‌شده که مدیران هزینه‌های مربوط به یک پیاده‌سازی، که شامل تعمیر و نگهداری و اشخاصی با سطح استعداد لازم برای موفقیت در اجرای پروژه است را دست کم می‌گیرند. در مواردی که سازمان‌ها سعی دارند با کم‌ترین هزینه‌ها به موفقیت برسند، نتیجه آن در پیاده‌سازی‌ها نیز ناموفق بوده است. در نتیجه زمان مناسبی برای بودجه‌بندی مناسب اختصاص دهید و اشخاص مستعدی که باعث اجرای موفق پروژه می‌شوند را در نظر بگیرید، تا در ادامه روند پروژه با مشکلات یا شگفتی‌هایی روبرو نشوید.

4. ارزیابی‌نکردن جوانب مثبت و منفی برنامه  ERP اختصاصی و ERP ابری

مارک کنز، رئیس Blue Link و ارائه‌دهنده نرم‌افزار ERP حسابداری و انبار می گوید: «کسب‌و‌کارها، قبل از تصمیم‌گیری میان راه‌حل مستقر در محل و راه‌حل ERP مبتنی بر ابر، باید چندین فاکتور را ارزیابی کنند. به عنوان مثال، پیاده‌سازی ابر به اتصال اینترنت مناسب، پرداخت نوع اشتراک و مزایایی مانند تهیه غذا برای کارکنانی که از راه دور کار می‌کنند، نیاز دارد. از سوی دیگر، پیاده‌سازی برنامه ERP مستقر در محل به یک کارمند اختصاصی فناوری اطلاعات، سرورهای به‌روز و سخت‌افزارهای در محل و هزینه‌های اولیه بالایی نیاز دارد که برای کسانی که می‌خواهند این نرم‌افزار را روی سرورهای خود میزبانی کنند، مناسب است.»

ناتان فری، یکی از شرکای Information Services Group (یک شرکت تحقیقاتی و مشاوره‌ای در زمینه فناوری)، می گوید: «با تبدیل‌شدن نرم‌افزار SaaS سریع به پلتفرم اصلی پیاده‌سازی‌های جدید ERP، ممکن است SaaS راه‌حل مناسبی برای سازمان‌هایی باشد که پیاده‌سازی‌های دشواری را تجربه کرده‌اند یا هنوز درگیر سرمایه‌گذاری‌های قبلی ERP خود هستند. در حالی که SaaS مزایای بسیاری را ارائه می‌دهد، مشتریان ابتدا باید با چالش‌های سازمانی جدیدی که SaaS می‌تواند ایجاد کند، آشنا شوند».

وی ادامه داد: «از آنجا که راه‌حل‌های SaaS نمی‌توانند سفارشی شوند، کاربران مجبور می‌شوند فرآیندهای کسب‌و‌کاری خود را با نرم‌افزار تطبیق دهند. این تغییرات فرایندی، اغلب بر یکپارچگی با سیستم‌های قدیمی تأثیر می‌گذارد، که می‌تواند نگرانی‌های مدیریت تغییر سازمان را گسترش دهد. علاوه بر این، سازمان‌هایی با نیازهای خاص عملکردی یا صنعتی به یک ساختار و رویکرد برای رسیدگی به عملکردهای ضروری که توسط سیستم جدید فراهم نشده است، نیاز دارند، چه از طریق راه‌حل جایگزین، نرم‌افزار جایگزین و یا روش‌های جایگزین دیگر.»

5. نادیده گرفتن به‌روش‌های صنعت در فرآیند تصمیم‌گیری

هنگام انتخاب یک راه‌حل ERP، مدیران اغلب این واقعیت را نادیده می‌گیرند که بسیاری از شرکت‌های نرم‌افزاری کوچک بسیار خوبی وجود دارند که از صنایع خاص با نیازهای ویژه پشتیبانی می‌کنند مانند شبکه توزیع دارو و این فروشندگان/ راه‌حل‌های ویژه ممکن است ویژگی‌های خاص صنعت و سفارشی‌سازی نرم‌افزار را فراهم کنند، که برای کسب‌و‌کار شما نیز مناسب‌تر باشد.

6. توجه بیش از حد به ویژگی‌ها

Nathan Brown، از EVS، ارائه‌دهنده سیستم‌های مدیریت انبار، خاطرنشان می‌کند: «ویژگی‌ها مهم هستند، اما همه چیز نیستند.» «اغلب اوقات، سازمان‌ها ERPای را انتخاب می‌کنند که دارای ماتریس طولانی‌ترین ویژگی‌ها باشند. در حالی که، کسب‌و‌کارها باید علاوه بر بررسی این که راه‌حل‌ها تا چه اندازه توانایی پاسخ‌دهی صحیح به نیازهای سازمان را دارند، سوابق موفق صنعتی، سفارشی‌سازی، قابلیت انعطاف‌پذیری و یکپارچه‌سازی و همچنین پشتیبانی از مشتری را در نظر بگیرند. «

7. پیاده‌سازی یک‌شبه ERP

سونیل پند، مدیر‌عامل پلتفرم Cloud ERP VersAccounts می‌گوید: «سیستم‌های ERP پیچیده هستند، و نمی‌توان همه نیازهای پیاده‌سازی را از قبل تعیین کرد و در مرحله بعد سیستم را پیاده‌سازی کرد، کاربران را آموزش داد و به صورت زنده راه‌اندازی کرد. وی افزود: این مدل، ملقب به مدل آبشاری و یک مدل قدیمی است که در حال حاضر دیگر کارایی ندارد. درعوض، باید رویکرد سریع‌تری اتخاذ شود، که روند پیاده‌سازی در مراحل کوچک و با مشارکت کاربران نهایی در هر مرحله انجام شود تا نیازها تعیین، آزمایش‌ها انجام، نقاط ضعف پیدا شده و سپس مرحله دوباره تکرار شود.»

8. بی‌توجهی به مدیریت تغییر

جف کار، بنیانگذار و مدیرعامل Ultra Consultants، شرکت مشاوره تحقیقاتی و راه‌حل‌های سازمانی مستقل که به صنایع تولید و توزیع، ارائه خدمات می‌کند، اظهار داشت: «مدیریت تغییر در هنگام اجرای یک راه‌حل جدید ERP، یک نیاز مطلق است. «توانایی مدیریت تغییر مؤثر مهم‌ترین مهارتی است که مدیران ارشد، مدیران اجرایی و کارکنان باید بر آن تسلط داشته باشند. تحولات کسب‌و‌کار از طریق نرم افزار یکپارچه ERP بدون مدیریت تغییر مؤثر در سه حوزه اصلی سازمانی از جمله: کارمندان، فرآیندها و فناوری، صورت نخواهد گرفت.»

آخیلش تیواری، رئیس جهانی برنامه‌های سازمانی در Tata Consultancy Services، می گوید: «اغلب اوقات، سازمان‌ها از واحد فناوری اطلاعات انتظار دارند تا عملیات کسب‌و‌کار را یکپارچه، ساده و راحت کنند. در حالی که فرایندها و سیستم‌ها به تجزیه و تحلیل عمیق نیاز دارند، فاکتورهای مربوط به کارمندان نیز به اندازه سایر موارد، به بررسی دقیق و برنامه‌ریزی استراتژیک نیاز دارند. این امر حتی در هنگام انتقال برنامه ERP ابری بسیار مهم است.»

حتی راه‌حل‌های ERP مبتنی بر ابر، نیز نیاز به مدیریت تغییر دارند. راه‌حل‌های SaaS نوید فرآیندهای کسب‌و‌کاری قابل تنظیم و رابط‌های کاربری بصری بیشتری نسبت به نرم‌افزارهای ERP قبلی را می‌دهند. این اغلب باعث می‌شود که سازمان‌ها تصور کنند که مدیریت تغییر سازمانی و آموزش برای پروژه‌های SaaS از اهمیت کم‌تری برخوردار است. با این حال، «راه‌حل‌های SaaS به منظور سازگاری فرآیندهای کسب و کار فعلی با نرم‌افزار، بار بیشتری را بر دوش مشتریان می‌گذارد. برای جلوگیری از کار مجدد و اطمینان از اینکه کاربران نهایی تغییراتی را که در هنگام اجرا رخ می‌دهد، کاملاً درک می‌کنند، سازمان‌ها باید تغییرات مورد نیاز فرآیندها را در اوایل اجرای پروژه شناسایی کنند. علاوه بر این، آموزش کاربر نهایی نه تنها باید جنبه‌های اجرایی نقش کاربر را در بر گیرد بلکه باید با سایر کاربران، نیز تعامل داشته باشد. با ارائه آموزش مناسب و به موقع، کاربران به احتمال زیاد سیستم جدید را با سرعت بیشتر و با موفقیت بیشتر می‌پذیرند.

9. عدم سرمایه‌گذاری و بی‌توجهی از گروه پیاده‌سازی

ایجاد گروه پیاده‌سازی مناسب و مستقر در محل و در اختیار قرار‌دادن زمان و منابع لازم به منظور پیاده‌سازی و تحول کسب‌و‌کار، یکی از مهم‌ترین مراحل پروژه برنامه ERP است. یک گروه موفق به افراد مناسب، با هزینه اجرایی و قدرت تصمیم‌گیری برای انجام کارها نیاز دارد. این کار به معنای تعیین مجدد مسئولیت‌های روزمره اعضای گروه است، اما انجام این کار می‌تواند تفاوت میان موفقیت و شکست را بیان کند.

10. عدم برقراری ارتباط منظم میان اطلاعات (به‌خصوص میان بخش‌ها)

دیو گووسنز، معاون اجرایی خدمات حرفه‌ای در ERP vendor Unit4، مطرح کرده: «برای جلوگیری از این مشکل، یک طرح ارتباطی پروژه برای تمامی مراحل پروژه ایجاد کنید. یک تیم مرکزی کوچک متشکل از افراد بخش‌های مختلف تشکیل دهید که با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و به خوبی کار می‌کنند و در زمینه‌های کسب‌و‌کاری که تحت تأثیر راه‌حل جدید است، تأثیرگذار باشند. سپس اطمینان حاصل کنید که آن‌ها همیشه در جریان پیشرفت پروژه به طور کامل باشند و در نتیجه، تمام کسانی که در مناطق متأثر هستند را به روز نگه دارید.»

11. عدم برخورداری از برنامه تعمیر و نگهداری

پیاده‌سازی برنامه ERP به زمان نیاز دارد، اما وقتی سیستم با موفقیت در کار باشد کار به سختی متوقف می‌شود. اما کسب‌و‌کارها باید یک استراتژی تعمیر و نگهداری داشته باشند تا اطمینان حاصل شود که کارمندان با ملزومات مورد‌نیاز نگهداری و بهبود سیستم ERP، که به طور منظم باید انجام شود همسو هستند. در نتیجه سیستم ERP منسوخ نخواهد شد. سیستم‌های منسوخ ERP می‌توانند شرکت‌ها را در معرض خطر مسائل امنیتی و ایجاد حفره‌هایی در فرایندهای کسب‌و‌کار، قرار دهند. برخورداری از یک برنامه مشخص و تعیین مسئول پروژه و تعمیر و نگهداری در شرکت، باعث می‌شود تا از کار کردن روان سیستم ERP و به روز بودن با جدیدترین برنامه‌ها، اطمینان حاصل کرد.