تاریخ انتشار: ۱۴۰۱/۰۲/۳۱
چه زمانی به نرم افزار ERP نیاز دارم؟
اگر صاحب کسبوکار کوچکی هستید که به نرم افزار ERP مجهز نیست شاید این سوال را از خودتان بپرسید که کسب‌وکارم کِی به ERP نیاز پیدا می‌کند؟ برای استارت‌آپ‌ها و شرکت‌های کوچک که فعالیت خود را تازه آغاز کرده‌اند استفاده از نرم افزارهای رایج Excel و Access برای انجام فرایندهای مختلف مثل محاسبه حقوق و دستمزد، موجودی انبار، فروش، هزینه‌ها و غیره امری عادی‌ست. اما رفته‌رفته با رشد کسب‌وکار‌ها این سیستمها از پس انجام محاسبات و مدیریت حجم آن‌ها برنمی‌آیند که هیچ، حتی می‌توانند داده‌ها و اطلاعات حساس شما را در لبه نابودی قرار دهند.
پس چه زمانی متوجه نیازتان به سرمایه‌گذاری روی نرم افزار ERP می‌شوید؟ در این مقاله می‌خواهیم به شما بگوییم چه زمانی باید سازمان‌تان را آماده استقرار نرم افزار ERP کنید. اگر هرکدام از شرایط زیر را در کسبوکارتان دارید باید کم‌کم به فکر استقرار ERP باشید.
اگر از پایگاه‌داده‌های Access یا Excel برای انجام کارهای‌تان استفاده می‌کنید
استفاده از صفحات گسترده (Excel و برنامه‌های مشابه) و Access ابزاری مناسب برای ردگیری، جمع‌بندی و حتی خودکارسازی ورودی برخی از داده‌ها به کسبوکار شماست. شما ممکن است برای محاسبه هزینه‌ها، برآورد موجودی انبار، ثبت اطلاعات مشتریان و خیلی فرایندهای دیگر از این برنامه‌ها استفاده کنید. شاید در تعریف فرمول‌ها، جدول‌ها، لینک‌دهی و ماکرونویسی حرفه‌ای باشید. اما این صفحات گسترده و پایگاه‌های داده هرچقدر هم که کامل باشند و مجهز به انواع ابزارها، بلاخره در جایی کم می‌آورند، کجا؟ در ادامه بخوانید.
- فرض کنید در سازمان‌تان یک یا دو نفر متخصصِ کار با این نرم افزارها دارید. حال اگر این کارمندِ کلیدی، سازمان‌تان را ترک کند چه می‌کنید؟ یا باید زمان زیادی صرف آموزش فرد جایگزین کنید یا اگر کسی را پیدا نکردید باید صفر تا صد سیستمها را از اول پیاده‌سازی کنید. گاهی اوقات برای ایجاد یک تغییر کوچک در این سیستمها نیز باید زمان زیادی صرف کنید. به‌طور طبیعی وقتی در Excel یا Access افراد خبره‌ای دارید به فکر استخدام و تشکیل تیم IT در سازمان‌تان نیستید. چون ممکن است این چارچوب ذهنی را داشته باشید که تمام فرایندهای کسبوکارتان همیشه روی همین نرم افزارها جلو می‌رود و مشکلی هم پیش نمی‌آید. سوال این‌جاست: کسبوکارتان تا کِی می‌خواهد همین اندازه بماند؟ آیا همین حالا فرایندهای کسبوکارتان با فرایندهای روزهای ابتدایی‌اش یکی است؟ اگر پاسخِ این سوال منفی‌ست پس مطمئن باشید در آینده‌ای نزدیک این نرم افزارها دیگر قدرت مدیریت حجم فرایندها و داده‌های شما را ندارند.
- دومین جایی که نرم افزارهای Excel و Access ثابت می‌کنند به کار شما نمی‌آیند زمانی‌ست که می‌خواهید داده‌های تکراری یا تکرارشونده زیادی را وارد پایگاه‌داده‌های آن‌ها کنید. فقط و فقط یک خطا و اشتباه کوچک در ورودی‌ها می‌تواند فاجعه به بار آورد. نه‌تنها باید زمان زیادی صرف پیدا کردن و رفع آن خطا کنید بلکه گاهی نیاز دارید تمام داده‌ها را دوباره از اول وارد کنید. به این‌ها اضافه کنید زمانی را که باید به داده‌های خاصی فایل‌های بیرونی‌ای را متصل (لینک) کنید. پیدا کردن فایل‌‌ها و اطمینان از درست کار کردن یا از کار نیوفتادن لینک‌ها خود داستان دیگری‌ست. اگر شرکت تولیدی هستید مطمئن باشید این نرم افزارها روی دیگرشان را به شما نشان می‌دهند. فرض کنید می‌خواهید فرایندهای سفارش‌گیری، برنامه‌ریزی تولید، تعریف ایستگاه‌های کاری و برنامه خط و محاسبه هزینه‌ها و ضایعات را در این نرم افزارها تعریف کنید. اولا ببینید با صرف چه مقدار زمان این داده‌ها را وارد می‌کنید؟ ثانیا ببینید چقدر از نابود نشدن این داده‌ها با یک قطعی و وصلی برق اطمینان دارید.
- زمانی‌که می‌خواهید میزان اثربخشی و کارایی یک جایگاه شغلی یا بهره‌وری یک خط تولید را در سازمان‌تان بررسی کنید، این نرم افزارها چه‌قدر به شما کمک می‌کنند؟ وقتی کسبوکارتان رشد می‌کند باید هر لحظه که نیاز دارید از وضعیت سودآوری آن مطلع یا گزارش‌های مختلف از فرایندهای آن داشته باشید. مثلا ببینید می‌توانید از نرم افزار Excel چنین سوالی بپرسید: هزینه‌های پیش‌بینی شده برای فرایند A در مقایسه با هزینه‌های واقعی آن چه‌قدر است؟ احتمالا Excel در پاسخ به این سوال به شما پیام Not Responding نشان دهد، البته در بهترین حالت. تهیه و ارایه گزارش‌های چندلایه ترکیبی و آماری از اصلی‌ترین کارکردهای نرم افزار ERP است. بسیاری از کارشناسان اصلی‌ترین برتری ERP به دیگر نرم افزارها را همین قدرت گزارش‌دهی آن می‌دانند. با نرم افزار ERP به‌راحتی و فقط با چند کلیلک می‌توانید گزارش‌های بسیار متنوعی تهیه کنید. گزارش هزینه‌های تولید، موجودی و مصرف مواد اولیه، وضعیت خطوط تولید و میزان سودآوری هر خط تولید یا هر مشتری به تفکیکی که خودتان می‌خواهید.
اگر می خواهید گواهینامه ISO داشته باشید
در حوزه تولید مشتریان شما کالاهای باکیفیتی می‌خواهند که هم به‌موقع و هم با قیمت رقابتی به دستشان برسد. از سوی دیگر شما هم به‌دنبال کاهش هزینه‌های تولید، کاهش مخارج و کاهش زمان رسیدن به سوددهی مطلوب هستید. سازمان بین‌المللی استاندارد‌سازی (ISO) سازمانی شناخته‌شده در سطح جهان است که استانداردهای مرتبط با سیستم‌های مدیریت کیفیت (QMS) را تعریف می‌کند تا سازمان‌ها با عمل به آن‌ها به این اهداف برسند. اگر رابطه تجاری‌تان با تولید‌کنندگانی‌ست که گواهینامه ISO دارند شما هم نیاز به دریافت این گواهینامه دارید.
نرم افزار ERP زیرساخت‌ها و مدیریت داده‌های کسبوکار که برای سنجش رویه‌های QMS لازم است را فراهم می‌کند. پس اگر هدف شما دریافت گواهینامه‌های ISO است؛ داشتن نرم افزار ERP می‌تواند اولین قدم‌تان باشد. ISO چیزی نیست جز مستندسازی فرایندها و پیش بردن آن‌ها براساس استانداردهای تعریف شده. مستندسازی بدون نرم افزار ERP فرایندی زمان‌بر و نفس‌گیر است. برای حذف این فرایند انرژی‌بر و ایجاد زیرساخت‌های لازم برای دریافت گواهی ISO حرکت به سمت نرم افزار ERP تصمیم منطقی‌ای است.
اگر بیش از ۵ کارمند و برنامه‌ای منسجم برای رشد دارید
هرچقدر تعداد کارکنان‌تان بیشتر باشد، دسترسی آزاد آن‌ها به اطلاعات و داده‌های حیاتی شغل‌شان بسیار مهم است. مثلا فرایند یک سفارش را از صفر تا صد در نظر بگیرید:
دریافت سفارش، تعریف لیست مواد و فرایندهای مورد نیاز تولید، ثبت سفارش خرید مواد اولیه، صدور رسید انبار، محاسبه هزینه‌های سربار و هزینه‌های کارگری، محاسبه قیمت تمام‌شده کالای تولیدشده، ارسال و صدور فاکتور. نرم افزار ERP به شما اطمینان می‌دهد اطلاعات وارد شده در هر محله کاملا در سطح سازمان و بین واحدهای درگیر در فرایند سفارش‌گیری و تولید جاری باشد. از آن‌جایی که در این فرایند داده‌های هر مرحله در مراحل بعدی مورد نیاز است، سرعت انتقال داده‌ها و چابکی آن افزایش چشمگیری پیدا می‌کند. اگر بخواهید تمام این فرایند را بدون نرم افزار ERP جلو ببرید به اسناد و تهیه داده‌های تکراری و تهیه بایگانی و رونوشت از آن‌ها و تهیه نسخه‌های چندگانه برای فرایندهایی مثل انبار و حسابداری نیاز دارید. فرایندی نفس‌گیر و هزنیه‌بر.
در پایان باید گفت شما زمانی به نرم افزار ERP نیاز دارید که فرایندهای‌تان بیش از اندازه زمان و انرژیِ شما و سازمان‌تان را مصرف کنند. همچنین اگر برای فرایندهای‌تان به دو یا سه نفر متکی هستید یا اطلاعات موردنیازتان را نمی‌توانید آن‌گونه که باید تهیه کنید یا اگر تهیه می‌کنید در زمان مناسب این‌کار را انجام نمی‌دهید، جست‌وجو برای خرید نرم افزار ERP را آغاز کنید.
منبع: top10erp